Seis semanas antes
- Confirme o salão, o layout e o número de participantes.
- Peça ao local os requisitos para fornecedores: certificado de seguro (COI), horários de montagem, regras de rigging e se exige o áudio e vídeo da casa.
- Defina o programa: quantos palestrantes, painéis, premiações e vídeos.
- Decida se a noite termina com recepção ou com dança; isso muda o que é preciso.
Microfones
- Um microfone de púlpito para o palestrante principal.
- Microfones de lapela para quem anda enquanto apresenta.
- Microfones de mão para painéis e perguntas: um por debatedor e um para a plateia.
- Pilhas reserva e um microfone de backup, sempre.
Telas e apresentações
- Tamanho da tela conforme a distância até a última fileira (veja nosso guia de tamanho de painel de LED).
- Uma pessoa só reunindo todas as apresentações antes, em um formato e na proporção certa, normalmente 16:9.
- Monitores de retorno para os palestrantes verem os slides sem se virar.
- Um passador que funcione do palco e um técnico que possa assumir.
- Vídeos testados com som no salão, não só no notebook.
Som e iluminação
- Caixas dimensionadas para o salão, para o fundo ouvir sem ensurdecer a frente.
- Luz de palco para os rostos dos palestrantes ficarem bem na câmera.
- Uplighting ou cores da marca nas paredes para o salão parecer um evento.
No dia
- Montagem completa antes de abrir as portas, com tempo para um teste técnico de verdade.
- Ensaio com cada apresentador no palco.
- Um roteiro compartilhado com a equipe de áudio e vídeo, o local e o mestre de cerimônias.
- Uma pessoa do lado do cliente que possa decidir rápido.
A festa depois
Se o programa termina em recepção ou dança, planeje a transição. A mesma equipe pode levar o salão da palestra para o DJ sem trocar de fornecedor: música por baixo do último aplauso, a luz muda e a pista abre.