Seis semanas antes
- Confirma el salón, la distribución y el número de asistentes.
- Pide al lugar sus requisitos para proveedores: certificado de seguro (COI), horarios de montaje, reglas de rigging y si exige su propio equipo audiovisual.
- Define el programa: cuántos oradores, paneles, premios y videos.
- Decide si la noche termina con recepción o con baile; cambia lo que se necesita.
Micrófonos
- Un micrófono de podio para el orador principal.
- Micrófonos de solapa para quien camina mientras presenta.
- Micrófonos de mano para paneles y preguntas: uno por panelista y uno para el público.
- Baterías de repuesto y un micrófono de respaldo, siempre.
Pantallas y presentaciones
- Tamaño de pantalla según la distancia a la última fila (mira nuestra guía de tamaño de pantallas LED).
- Una sola persona que reúna todas las presentaciones con anticipación, en un formato y con la proporción correcta, normalmente 16:9.
- Monitores de apoyo para que los oradores vean sus diapositivas sin darse la vuelta.
- Un control que funcione desde el escenario y un técnico que pueda tomar el mando.
- Videos probados con sonido en el salón, no solo en una laptop.
Sonido e iluminación
- Parlantes a la medida del salón, para que el fondo escuche sin aturdir al frente.
- Luz de escenario para que las caras de los oradores se vean bien en cámara.
- Uplighting o colores de marca en las paredes para que el salón se sienta como un evento.
El día del evento
- Montaje completo antes de abrir puertas, con tiempo para una prueba técnica real.
- Ensayo con cada presentador en el escenario.
- Un cronograma compartido con el equipo audiovisual, el lugar y el maestro de ceremonias.
- Una persona del lado del cliente que pueda tomar decisiones rápido.
La fiesta después
Si el programa termina en recepción o baile, planea la transición. El mismo equipo puede pasar el salón de la conferencia al DJ sin cambiar de proveedor: música debajo del último aplauso, cambio de luces y la pista se abre.